データをパソコン上ではなく、インターネット上に保存することで、メモリの容量を圧迫せず、パソコンが重くなりません。

オンラインストレージを利用すると、インターネット上のファイルを複数人で共有し、共同で作成や編集を行うことができます。従来は、作成したファイルをメールに添付して送信するなどの手間が必要でしたが、オンラインストレージでは共有設定を行うだけで、簡単にファイルを共有できます。また、共有されたファイルは常に最新の状態で管理されるため、効率的な共同作業が可能になります。

例：PowerPointを同じ班の学生と共有することで、誰か一人がスライドを作らなければならない状況が回避できます。

オンラインストレージを利用する際は、登録情報（IDやパスワード）を適切に管理することが重要です。登録情報を忘れてしまうと、保存しているデータへアクセスできなくなり、必要なファイルをダウンロードすることもできなくなります。

また、登録情報が第三者に漏えいした場合、保存しているデータを閲覧されたり、削除・改ざんされたりするなど、不正に利用される危険性があります。そのため、パスワードを厳重に管理し、二段階認証を設定するなど、セキュリティ対策を徹底することが大切です。

オンラインストレージを利用するためには、インターネットに接続できるデバイスが必要です。そのため、通信環境が整っていない場所やインターネット接続が制限されている環境では、ファイルのダウンロードや編集作業を行えません。

一方で、パソコン本体に保存されているファイルは、インターネットに接続していなくても閲覧や編集が可能です。そのため、作業環境や利用目的に応じて、オンラインストレージとローカル保存を適切に使い分けることが重要です。